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Mit dem Konfigurations- und Anpassungs-Toolkit, das Microsoft Dynamics CRM zur Verfügung stellt, lässt sich einiges bewerkstelligen. Zusammen mit der SDK und einigen eigenen Codezeilen können Sie fast alles erreichen. Irgendwo dazwischen liegt das Territorium der Dynamics CRM-Community, die ihre Mitglieder beim Abwickeln der geläufigeren Aufgaben unterstützt, ohne dass man gleich auf .NET-Entwicklungsressourcen zurückgreifen muss. Ermöglicht wird das durch eine Fülle an großartigen kostenlosen Tools, die es jenen, die mit Dynamics CRM arbeiten, einfach machen, auf den Leistungsumfang der Plattform zuzugreifen, ohne sich die Hände mit XML-Spielereien schmutzig zu machen oder die zutreffenden SDK-Calls lernen zu müssen.

This article first appeared on Surviving CRM blog.

Viele der hier aufgelisteten Tools sollten fester Bestandteil eines jeden MSCRM Consultants sein. Wenn Sie die Posts auf diversen populären CRM-Blogs aktiv mitverfolgen, werden Sie einige davon womöglich wiedererkennen. Während ich persönlich jedoch viel zu viel Zeit auf Social Media-Plattformen verbringe, ist mir bewusst, dass nicht alle in der Branche den Luxus eines solchen Lifestyles haben und ihnen somit einige Tools entgangen sein könnten, die ihnen viele Stunden Arbeit ersparen hätten können. Deshab nachfolgend eine Zusammenstellung von „Best Of“-Posts, der die 10 Tools präsentiert, ohne die kein CRM-Consultant sein sollte.

CRM 2011 User Settings Utility

Herunterzuladen bei CodePlex.

Wäre es nicht nett, wenn der System-Administrator beim Einrichten von neuen Benutzerkonten in Ihrer Dynamics CRM-Organisation deren persönliche Einstellungen gleich passend zu den Richtlinien der Organisation sowie zu den wahrscheinlichen Präferenzen des betreffenden Benutzers einstellen könnte? Dinge wie Zeitzone, Datensätze pro Seite, fortgeschrittener Suchmodus, Standard-Startbildschirm etc. lassen sich einfach für Benutzer massen-konfigurieren mit der CRM 2011 User Settings Utility von Amreek Singh.

CRM 2011 User Settings Utility - screenshot

Eines meiner Lieblingsärgernisse im Zusammenhang mit der Standardkonfiguration von Dynamics CRM ist, dass das Programm aus aufgespürten E-Mail-Sender- oder Empfängeradressen automatisch neue Kontakte erstellt, wenn diese noch nicht in der Datenbank standen. Nun, mit diesem Tool können Sie die Benutzer daran hindern, unbeabsichtigt Ihre Datenbank mit unvollständigen, nicht korrekt zugeordneten Kontakt-Datensätzen zu befüllen, und zwar mit einem einfachen „Nein“-Setzen dieser Einstellung für alle Benutzer. Bei Weitem besser als eine Anweisungs-E-Mail an jeden Einzelnen, die erklären soll, wie sie ihre CRM-Profileinstellungen überprüfen, nicht wahr?

Universal Settings

Herunterzuladen von der Sonoma Partners-Website

Nicht nur die Benutzereinstellungen können einen Blick hinter die Kulissen Ihrer CRM-Instanz erfordern. Es gibt eine Reihe an Organisations-Einstellungen sowie Deployment-Einstellungen, mit Hilfe derer man entweder Einschränkungen in Dynamics CRM überwinden oder dessen Standardverhalten anpassen kann. Möchten Sie beispielsweise in der Lage sein, alle Ihre Kontakt-Datensätze aus CRM nach Excel zu exportieren, anstatt nur die ersten 10.000, dann werden Sie erfreut vernehmen, dass das Ändern des MaxRecordsForExportToExcel-Parameters mit Universal Settings zum Kinderspiel wird, sowohl in der on-premise als auch CRM Online-Umgebung.

Universal Settings for Dynamics CRM

Eine weitere Grenze, die sich mit dem Tool handlich umstellen lässt, ist AggregateQueryRecordLimit, womit Ihre Diagramme mehr als nur 50.000 Datensätze auf einmal zusammenfassen können, anstatt eine Fehlermeldung über das Überschreiten der maximalen Datensatz-Grenze anzuzeigen. Auch sehr praktisch, wenn Sie mit mehr als nur 50.000 Marketinglisten-Mitgliedern in Ihrer Kampagnen-Zielgruppe arbeiten möchten. Leider ist dieser Kniff für CRM Online nicht verfügbar, da sich diese Einstellung in der Deployment-Tabelle befindet und nicht in der Organisations-Tabelle, welche als Einzige in der Cloud bearbeitbar ist.

XrmToolbox

Herunterzuladen bei CodePlex.

Hiermit betreten wir die Welt von „Mr. CRM-Tools“ persönlich, auch bekannt als Tanguy Touzard. Seine fantastische Toolbox für Dynamics CRM 2011 ist eine Sammlung diverser über die Jahre entstandener Tools, mit Hilfe derer die Dynamics CRM-Administration und -Anpassung effizienter und erfreulicher gestaltet werden soll. Das Herunterladen der Toolbox versorgt Sie mit zahlreichen nützlichen Tools, doch damit Sie ganz sicher wissen, warum Sie diese brauchen, gebe ich Ihnen eine kurze Einleitung.

Sitemap-Editor
Das Anpassen der CRM-Hauptseiten-Navigation (oder auch Sitemap) sollten Sie immer erst dann durchführen, wenn festgelegt ist, auf welche Entitäten Ihre diversen Benutzergruppen (Verkauf, Marketing etc.) zugreifen müssen und wie sie in der Navigation logisch angeordnet sind. Glauben Sie mir, die richtige Antwort ist nicht „die Reihenfolge, in der die Entitäten angelegt wurden“, und auch nicht „alphabetisch“. Es gibt eine Reihe an kostenlosen Sitemap-Editoren da draußen, aber bei einem Kraftpaket wie XrmToolbox ist es sehr sinnvoll, das gleiche Tool wie auch für andere Aufgaben innerhalb derselben Organisation zu verwenden, da man so die Verbindungsparameter nur einmalig konfigurieren muss.

Dynamics CRM Sitemap Editor Screenshot

Mit diesem Editor können Sie CRM-Menüs umarrangieren, hinzufügen, verbergen, gruppieren, umbenennen und prinzipiell mit ihnen tun, was Sie wollen, ohne je auch nur eine Spur des Inhaltes der Ergebnis-XML-Datei zu Gesicht zu bekommen.

Easy Translator
Dynamics CRM Easy TranslatorDie neueste Ergänzung zur XrmToolbox ist etwas, das jeder CRM-Admin aus einem nicht englischsprachigen Land bestimmt zu schätzen versteht. Da die Meisten von uns immer noch am Liebsten mit den englischen Basis-Spracheinstellungen in Dynamics CRM arbeiten – aufgrund der sperrigen Terminologie in den Übersetzungen der Anpassungs-Oberfläche in unsere Muttersprachen (und den möglichen damit einhergehenden technischen Kompatibilitäts-Macken), ist die Arbeit mit dem Prozess „export/import labels for translation“ uns nur allzu vertraut. Die Jagd nach diesen Strings in der unstrukturierten Ausgabe-Datei ist nicht sehr angenehm, und hier kommt der Easy Translator zu Hilfe. Sie bekommen ein hübsch angeordnetes Excel mit nur den von Ihnen zum Export ausgewählten Label-Typen, was die Menge an missglückten Übersetzungs-Versuchen von Feldern, Werten und Formular-Beschriftungen in die Sprache Ihrer Wahl erheblich reduziert.

View Layout Replicator
Nicht annähernd genügend CRM-Anpasser erkennen die Auswirkungen der Ansichts-Layout-Gestaltung auf die Benutzbarkeit des CRM-Systems. Wenn Sie schon nicht die Geduld aufbringen, jede Ansicht mit den genau richtigen Spalten zu gestalten, dann kopieren Sie diese im Sinne eines einheitlichen Benutzererlebnisses doch zumindest von eine anderen Ansicht herüber. Nein, ein fabrikneues CRM wird Ihnen das nicht ermöglichen, aber diese fehlende „Ansichts-Spalten kopieren“-Funktion wird vom View Layout Replicator in der XrmToolbox übernommen.

View Layout Replicator

Wählen Sie einfach die Ursprungs-Ansicht, danach die Ansicht, auf die Sie das Layout kopieren möchten, klicken Sie „save views“, „publish entity“, und dann gehen Sie zurück auf Facebook oder was Sie sonst so lieber treiben, als im Entitäten-Ansichts-Editor herumzuklicken, denn hier drüben sind wir fertig!

Attribute Bulk Updater
Eine weitere lästige kleine Aufgabe, die Sie in Ihren Projekten bestimmt gerne mal überspringen: das Abschalten dieser unbenutzen Standard- oder Altlasten-Felder in Ihren Entitäten, damit diese nicht mehr in der fortgeschrittenen Suche auftauchen und die armen Endbenutzer höllisch verwirren. Was früher als „Searchable Property Updater“ bekannt war, wurde nun erweitert, um sowohl die „searchable“- als auch die „auditing“-Einstellungen abzudecken. Um nur die Felder suchbar zu machen, die in Ihren Formularen auch vorhanden sind, und alles Andere inaktiv zu schalten, müssen Sie lediglich die Entität auswählen und „Valid for Advanced Find“ gefolgt von „Check Attributes On Forms“ klicken.  Attribute speichern, Änderungen veröffentlichen und im AF eine neue Ansicht bauen, und schon bemerken Sie eine aufgeräumte Liste mit nur jenen Feldern, die auch tatsächlich in Verwendung sind und Daten enthalten, die für eine Suche interessant sind.

Attribute Bulk Updater

Metadata Document Generator
Alle lieben es, Beschreibungen von Entitätskonfigurationen und Datenstrukturen in Word oder Excel zu schreiben und so das Dokumentationsstück hervorzubringen, das dem Kunden versprochen wurde. Eine derartig erfreuliche Aufgabe ist das Replizieren von Metadaten, die im System ohnehin schon existieren, ganz ohne Fehleranfälligkeit durch das Vertippen bei Attributnamen und folglichem Fehlschlagen von Integrations-Code.

Metadata documentation generator

Sie sehen das anders? Gut so, denn Ihre Zeit ist viel zu wertvoll für solche Aufgaben. Überlassen Sie dem Metadata Documentation Generator die Schwerarbeit, er generiert eine Ausgabe der ausgewählten Entitäten mit Attributen und allen Kern-Eigenschaften wie Schema-Name, Typ, Feldgröße und so weiter.  Wenn das Tool fertig ist, können Sie dann die wahre Dokumentationsarbeit beginnen, also beschreiben, warum die Dinge sind, wie sie sind, und wie sie auf Geschäftsprozess-Ebene zueinander stehen.

Ribbon Workbench

Herunterzuladen vom Develop 1 Limited-Blog.

Endlich etwas, das nicht von Tanguy gebaut wurde, obwohl es Ihnen nicht zu verübeln wäre, wenn Sie das bei den hohen Qualitätsansprüchen des Tools glaubten. Nein, diesmal handelt es sich stattdessen um die Nummer 1 der britischen CRM-Rockstars Scott Durow. Die CRM 2011-Multifunktionsleiste zu modifzieren ist eine der komplexeren Aufgaben, mit der ein fachlicher Consultant konfrontiert werden kann, da die Komplexität hinter all den Regeln zum Anzeigen/Verbergen und dem Layout ziemlich einschüchternd sein kann. Warum Microsoft keine grafische Anpassungs-Oberfläche für diesen Teil der Anwendung gebaut hat? Ganz einfach: Weil das perfekte Tool bereits existiert und als frei erhältliche Solution File direkt in die CRM-Organisation importiert werden kann. Sobald es dort gelandet ist, besuchen Sie die Uservoice-Foren für Ribbon Workbench und lesen Sie dort hilfreiche Tutorials, die das Hinzufügen, Entfernen oder Ändern des Leisteninhaltes nach Herzenslust demonstrieren.

Dynamics CRM Ribbon Workbench

Meinen Sie, dass die Tage des CRM 2011-Leistenanpassens gezählt seien, da CRM 2013 die Multifunktionsleiste aus der aufgefrischten Oberfläche herausnehmen wird? Sie meinen falsch, da über Ribbon XML weiterhin angepasst wird, und zwar die neuen Kommando-Leisten. Noch lange vor dem Release des Produktes hat Scott bereits eineCRM 2013-kompatible Version von Ribbon Workbench gebaut, sodass Ihre mühsam beim Benutzen des Tools erworbenen Fertigkeiten auch nach Erscheinen von CRM 2013 oder „Herbst ‘13“ relevant bleiben.

Bulk Workflow Execution Tool

Herunterzuladen vom Zero2Ten-Blog.

Nachdem Sie mit dem Anpassen Ihres CRM fertig sind, Ihre Kundendaten importiert haben und bereit sind, die Arbeit mit dem System zu beginnen – was, wenn Sie dann entdecken, dass einige der Daten in den falschen Feldern stehen? Sie kennen sich mit Workflow-Prozessen gut genug aus und wissen, dass Sie die Daten mit einer On-Demand-Workflowregel richtigstellen können, aber beim Gedanken, die Regel händisch in 250-Datensätze-Schritten anzuwenden, um die zehntausenden Datensätze in Ihrer CRM-Datenbank zu bearbeiten, wird Ihnen flau. Es muss einen einfacheren Weg geben, eine Massenverarbeitung von mehr Datensätzen, als in eine einzelne Ansicht passen, durchzuführen, denken Sie bei sich, finden jedoch scheinbar keinen Weg um diese Plattform-Einschränkung herum.

Dank Andy Popkin von Zero2Ten können wir Workflowregeln nun über prinzipiell jede beliebige Menge an Datesätzen laufen lassen. Erstellen Sie einfach eine On-Demand-Workflowregel, dann eine Ansicht der Datensätze, auf die die Regel angewandt werden soll, klicken Sie „execute“ im Tool und lassen Sie es im Hintergrund laufen. Gehen Sie eine Kaffeepause machen, kommen Sie zurück und finden Sie alle Ihre Datensätze in dieser Ansicht von der Workflowregel fertig bearbeitet und aktualisiert vor. (Hinweis: Die Länge der Kaffeepause richtet sich nach Ihrer Serverumgebung und Menge an Datensätzen, also wählen Sie einen Venti Frappucino, falls Sie das hier per Starbucks-WLAN lesen.)

OptionSet Import Tool

Herunterzuladen von crmoptionset.com.

Abschließend noch ein Tool. Dabei sind wir wieder im Tanguy-Reich angelangt, aber da dies hier nicht in der XrmToolbox inkludiert ist, fand ich es hier für erwähnenswert, damit es auch bestimmt niemandem entgeht. Für dieses Tool gibt es sogar eine eigene Website, komplett mit einer Community-Library von Option-Set-Werten, zu der jeder beitragen kann. Das Konzept ist richtig einfach: Excel- oder CSV-Datei mit seinen Option-Set-Werten wählen, Ziel-Attribut wählen, in die man die Werte importieren möchte, und dann – einfach importieren!

OptionSet Import Tool

Ein weiterer stark vermisster Button in der Standard-Anpassungsoberfläche wurde hiermit als kostenlose Lösung von der Dynamics CRM-Community implementiert. Wo wären wir ohne solch großartige Beiträge?

Wenn Sie einen Favoriten haben, den Sie dieser Top-10-Liste für Microsoft Dynamics CRM gerne hinzufügen würden, lade ich Sie herzlich ein, unten ein Kommentar abzugeben und ihn mit uns zu teilen.

Nochmals recht herzlichen Dank an Jukka Niiranen für den spitzen Beitrag! 

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